Verwalten Sie Ihren Friedhof ganz einfach am Computer.

Sie haben noch keine rechte Vorstellung, was eine Friedhofssoftware für Sie leisten sollte und welche Möglichkeiten es gibt?
Erfahren Sie auf dieser Seite kurz und bündig Wissenswertes und auf was es sonst noch so zu beachten gilt...

Was sollte eine Friedhofssoftware leisten?

Im Grunde genommen ist es ganz einfach: eine Software sollte für Anwender/innen möglichst immer eine Erleichterung darstellen – sei es in der Erledigung des Tagesgeschäfts / der Verwaltungsarbeit oder bei weiterführenden Arbeiten z.B. bei der Übergabe von Bescheiden an die Finanzen, Friedhofsentwicklungsplanung, Arbeitszeiten- und Kostenkalkulationen u.v.m.

Ob eine Software hierzu in der Lage ist, sollte auf jeden Fall im Detail geprüft werden! Versprochen wird oft viel, blickt man jedoch ein wenig hinter die Kulissen (und weiß, was technisch alles möglich ist…), stellt sich vieles oft als gar nicht so ideal und ausgereift dar…

Mit dieser Seite möchten wir dazu beitragen, die optimale Software für Ihre Bedürfnisse zu finden und Möglichkeiten aufzuzeigen, an die Sie vielleicht noch nie gedacht haben 😉

Welche Einsatzmöglichkeiten gibt es für Software?

offline / lokal

Zahlreiche Friedhofsprogramme werden oftmals noch traditionell in lokalen Umgebungen (PC’s, Netzwerke, Terminal-Server- oder Citrix-Umgebungen etc.) installiert und betrieben.

Diese Methode bietet unter aktuellen Aspekten jedoch mehr Nach- als Vorteile, da die Software mittels Updates stets selbst aktuell gehalten werden muss und auch für regelmäßige Datensicherungen Sorge getragen werden sollte.

online / web

In letzter Zeit gibt es mehr und mehr Friedhofsverfahren, die auch über das Internet betrieben werden. In ihrer Funktionalität stehen diese den lokalen Programmen oft auch nicht mehr nach.

Durch entsprechende Verschlüsselungs- und weitere Sicherheits-mechanismen können diese Verfahren im datenschutzrechtlichen Sinn als überaus “sicher” gelten, wenn sie denn professionell entwickelt und betrieben werden.

online-Verfahren sind in ihrer Handhabung und Flexibilität (mobiles Arbeiten) der klassischen Software überlegen, sorgen selbst für automatische und regelmäßige Datensicherungen und können bei evtl. Fehlern schneller vom Anbieter verbessert werden.

mobil / App

Zusätzlich gibt es für einige Friedhofsprogramme verschiedener Anbieter auch so genannte “Apps”, die auf mobilen Geräten, wie Smartphones oder Tablets genutzt werden können.

So bieten gute Apps bspw. komfortable Suchfunktionen für die Beauskunftung von Friedhofsbesuchern vor Ort inkl. der Möglichkeit der Plandarstellung, Grabzustandskontrollen bis hin zu Arbeitsaufträgen für das Friedhofspersonal.

Tausendfach erprobt?

Ist die Software Ihrer Wahl schon lange am Markt vertreten oder könnte es sich um so genannte “Bananen-Software” (“reift beim Kunden”) handeln? Wie steht es um die Verbreitung in Ihrer Nähe und gibt es entsprechende Referenzen oder auch aussagekräftige Kundenzufriedenheitsumfragen über das Produkt?

Lassen Sie sich möglichst Kontaktdaten von Anwendern des Verfahrens geben, um einmal mit diesen zu sprechen – oft sind diese gern zu einem Erfahrungsaustausch bereit. Aber Achtung: oftmals haben wir die Erfahrung gemacht, dass einige Anwender nur einen kleinen Teil umfangreicher Sofware wirklich gut kennen, nämlich nur das, was sie selbst im Tagesgeschäft mit der Software erledigen – und so kann über weitergehende Funktionen genauso oft nur wenig qualiziertes gesagt werden.

Fragen Sie also auch beim Hersteller nach einer ausführlichen Präsentation der Software und halten Sie einen eigenen Fragenkatalog bereit, der Ihre ganz persönlichen Anforderungen an das Programm schildert. Wenn möglich, nehmen Sie auch eine Teststellung der Software in Anspruch – und nutzen Sie diese Zeit auch für entsprechende Tests! Denn wenn Sie sich einmal für ein (neues) Verfahren entschieden haben, werden Sie meist lange Jahre damit arbeiten müssen. Genaues Hinschauen und Prüfen lohnt sich in der Entscheidungsphase..

Leicht zu bedienen?

Oft ist es tatsächlich so: der erste Eindruck trügt nicht… Ist Ihnen das ins Auge gefasste Produkt auf Anhieb symphatisch? Ist die Oberfläche der Software gut strukturiert und nicht mit zu vielen Angaben / Informationen total überladen? Auch eine einstellbare Farbgebung und Kontraste (im Hinblick auf die “Barrierefreiheit”) wären zu begrüßen.

Aber in allererster Linie muss die Software natürlich das können, was sie soll: Sie möglichst effektiv in Ihrer täglichen Arbeit unterstützen! Klären Sie also, welche Möglichkeiten das Verfahren bietet. Also: wie und wie schnell und einfach können bspw. neue Bestattungsfälle inkl. Nutzungsrechtvergabe etc. vergeben werden? Gibt es Assistenten, die Ihnen die verschiedenen Verwaltungsvorgänge erleichtern? Gibt es Übersichten noch abzuschließender Fälle und werden Vorgänge automatisch in Bescheide weitergeführt?

Schlicht und ergreifend: sieht das Programm danach aus, schnell erlernt werden zu können? Was sagt der Hersteller / Anbieter der Software selbst zum Umfang der Schulungen? Sind diese vor Ort nötig oder können sie auch online per Fernwartung erbracht werden? Und werden neben der Erstschulung auch weiterführende Workshops oder inhouse-Seminare angeboten?

Praxisgerecht?

Bewerten Sie: kann die Software stammdatenmäßig auf Ihre Belange eingestellt (“parameterisiert”) werden? Also Übernahme und Abbildung Ihrer Friedhofsordnung und Gebührenordnung inkl. aller Nebenstammdaten? Falls Sie mehrere Friedhöfe verwalten: ist das Verfahren mandantenfähig?

Welche Verwaltungsvorgänge muss die Software für Sie erledigen können? (machen Sie sich dazu eine Liste aller vorkommenden Vorgänge und fragen Sie diese ab, sofern die Informationen nicht evtl. auf der Homepage des Verfahrens ersichtlich sein sollten).

Welche evtl. Erweiterungsmöglichkeiten (“Module”) gibt das Verfahren evtl. noch her? Das können z.B. die Darstellung eines digitalen Friedhofsplans, Schnittstellen zur Buchhaltung oder dem Meldewesen sein oder eine autom. Abrechnung von Friedhofsunterhaltungs-Gebühren, Legate/Stiftungen, Statistik und die NKF-Bilanzierung (passive Rechnungsabgrenzung / Restwertermittlung) sein. Wird eine mobile Lösung (App) angeboten und was leistet diese? Lassen Sie sich das ganze Spektrum bei Bedarf listen.

Investitionssicher?

Oft gehen die Ausgaben für eine neue, gute Software in die Tausende – aber wie gut ist das Geld dann angelegt? Schließlich arbeiten die meisten Anwender dann fünf, zehn oder noch mehr Jahre mit ihrer Software…

Zunächst einmal sollte sichergestellt sein, dass man erwarten kann, dass der Softwareanbieter augenscheinlich auf wirtschaftlich gesunden Füßen steht. Digitale, öffentlich zugängliche Auskünfte bieten hierzu bspw. northdata.de oder auch bundesanzeiger.de, in denen u.a. Jahresabschlüsse von Kapitalgesellschaften veröffentlicht werden.

Und dann ist natürlich wichtig, dass die Software auch kontinuierlich “gepflegt”, also weiterentwickelt wird – und zwar nicht nur, was gesetzliche Belange / Änderungen angeht (z.B. Datenschutz nach DSGVO u.ä.) sondern auch nach den Wünschen der Anwenderschaft des Programms! Nimmt das Softwarehaus Wünsche seiner Anwender entgegen (gibt es dazu ein “Ticketsystem”?) und setzt es diese auch um, wenn sie allen Vorteile bringen? Und in welchen Zeitraum erscheinen entsprechende Updates etc.?

Welche Erweiterungsmöglichkeiten gibt es?

Nachdem Sie den Basis-Leistungsumfang der Software festgelegt haben und sichergestellt ist, dass das Programm diese auch komfortabel und praxisgerecht leistet, kann man sich Gedanken um evtl. Erweiterungsmodule machen…

Für einige der evtl. wünschenswerten Zusatzfunktionen sind jedoch auch Vorarbeiten zu leisten: so muss der Friedhof beispielsweise terrestrisch (vor Ort) oder photogrammetrisch (per Luftbild, das anschließend digitalisiert wird) vermessen worden sein, damit er im digitalen Friedhofslageplan dargestellt, mit den Sachdaten der Software verknüpft und ausgewertet werden kann. Erkundigen Sie sich, ob Ihr Softwareanbieter evtl. mit Vermessungspartnern zusammenarbeitet und was diese Dienstleistungen kosten (das kann nicht unerheblich sein!).

Ein paar der möglichen Funktionserweiterungen haben wir rechts einmal aufgeführt…

digitaler Friedhofslageplan
mobile Grabauskunft
Buchen, Mahnen, Schnittstellen
Grabpflege, gewerblich
Legate und Stiftungen
Krematoriumsverwaltung
Friedhofsunterhaltungsgebühren
Internet – Bestattermodul
Auskunftsportal
Gebührenkalkulation nach KAG
und vieles mehr…

Wir freuen uns auf Ihren Kontakt und beraten Sie gerne unverbindlich und persönlich.

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